Gestão financeira: o manual completo do empreendedor

Você tem o seu negócio e trabalha muito para alcançar a estabilidade financeira e o equilíbrio entre o lado profissional e o pessoal. Mas ainda tem muitas dúvidas relacionadas à gestão financeira.

Esse é um cenário bastante comum entre os empreendedores. Apesar disso, acredite: é possível mudar esse contexto e melhorar o gerenciamento das finanças. Basta seguir algumas dicas primordiais.

É para isso que este post serve. A partir de agora vamos apresentar um manual completo sobre o gerenciamento financeiro do seu negócio. Os pontos que vamos abordar são planejamento estratégico, plano orçamentário, organização de documentos, fluxo de caixa e precificação de produtos e serviços.

Depois de ler este guia, você entenderá melhor o que deve fazer e poderá aplicar algumas dicas práticas na sua rotina. Então, que tal começar a ler agora mesmo? Acompanhe!

1. Planejamento estratégico

Esse é um elemento que ajuda a direcionar as ações da empresa. O empreendedor deve entender o planejamento estratégico como um guia financeiro, no qual são especificadas as despesas e é feito um planejamento para que sejam pagas.

Quando não se tem um planejamento estratégico, a tendência é gastar de forma descontrolada e desnecessária. Além do acúmulo de dívidas, isso também gera uma dificuldade maior para atingir as metas estipuladas, porque as ações não são estudadas e os objetivos não são traçados com antecedência.

Para elaborar esse documento é importante pensar sobre a decisão estratégica que deve ser tomada, os planos e projetos operacionais, os objetivos de cada estratégia, os prazos e as responsabilidades. Uma dica é transformar os dados em números para que seja mais fácil avaliá-los.

Mas não existe uma fórmula mágica. Tudo vai depender do seu tipo de negócio e do que você deseja. Existem diversos modelos de planejamento estratégico, mas as principais informações que devem constar são:

1.1 Missão

Esse elemento indica o propósito do negócio. A missão deve responder o que a companhia faz e por que ela existe. É importante pensar sobre esse viés para que você reflita sobre o valor do seu negócio para a sociedade e os clientes.

Todas as decisões importantes devem ser tomadas de acordo com a missão. Por exemplo: antes de definir sobre a inclusão de um produto no portfólio, deve-se avaliar se ele tem relação com esse ponto.

1.2 Visão

Essa variável responde à pergunta: onde a empresa quer chegar? Esse é o maior objetivo a ser atingido e pode ser relativo à participação no mercado, resultados financeiros ou qualquer outro objetivo específico, como o processo de internacionalização.

A visão deve ter bem definido um prazo para ser atingido (que pode ser curto, médio ou longo) e ser passível de alcance. Um exemplo de visão é: ser o maior fabricante do produto X até 2020.

1.3 Valores

Esse elemento refere-se ao modo de conduta e às crenças do negócio. Os valores estão mais relacionados à maneira como a empresa age diante da sociedade e dos clientes e é relativa a comportamentos.

Em resumo, são os princípios que fazem a empresa funcionar.  Por isso, precisam ser seguidos pelos líderes e ficar evidentes para todo mundo.

1.4 Análise SWOT

Uma ferramenta para elaborar o planejamento estratégico da sua empresa é a matriz SWOT. Ela trabalha com 4 aspectos relevantes, que são:

• forças (strenghts);

• fraquezas (weaknesses);

• oportunidades (opportunities);

• ameaças (threats).

A matriz possui 4 quadrantes e cada espaço deve ser preenchido de acordo com a situação que o corresponde. Por exemplo: uma força pode ser a marca consolidada. Uma fraqueza, a equipe comercial limitada. Uma oportunidade é a queda do dólar. E uma ameaça são as marcas estrangeiras entrando no mercado.

A partir das definições da análise SWOT, você poderá priorizar ações para aproveitar as oportunidades e se proteger das ameaças, além de evitar que as fraquezas impactem o seu negócio.

1.5 Definição de objetivos e estratégias

O planejamento estratégico deve ser transformado em operacional e é nesse momento que isso deve acontecer. A finalidade é delimitar os passos que serão necessários para que a empresa alcance a visão que traçou.

Para fazer isso, o ideal é usar um método específico, chamado de Balanced Scorecard (BSC). Esse modelo divide o planejamento estratégico em 4 perspectivas: pessoas, mercado, processos e finanças.

Cada um desses vieses precisa ter objetivos delineados, que devem se interligar. Eles abrangem desde o estabelecimento de um plano de capacitação de funcionários até o alcance das metas de vendas, passando pela melhoria dos processos produtivos e estratégias de marketing.

Os objetivos devem ser passíveis de mensuração e você precisa ter bem evidente quais atitudes são necessárias para conseguir realizá-los. É dessa forma que se consegue atingir uma visão mais ampla da empresa.

1.6 Análise financeira

Essa etapa serve para verificar a necessidade de investimentos a fim de que a empresa alcance as metas que traçou. É evidente que a análise financeira deve condizer com os objetivos traçados e precisa ser bastante realista.

Com essa avaliação, pode-se chegar à conclusão, por exemplo, de que é preciso fazer mudanças na estratégia, alterando a precificação ou reduzindo os custos da operação.

A análise financeira deve ser feita a partir da previsão de receitas, que deve levar em conta uma projeção de crescimento condizente com a realidade e a estimativa de custos (considerando todos os custos que a empresa tem para gerar receitas, por exemplo: necessidade de contratar mão de obra).

1.7 Plano de ação

Essa é a última fase do planejamento estratégico. O melhor método para o plano de ação é o 5W2H, que prevê o detalhamento das tarefas para a execução do planejamento.

Essa metodologia prevê a resposta aos 5 W e aos 2 H. As perguntas deles são:

• o que será feito?

• por que será realizado?

• onde será executado?

• quando?

• por quem será realizado?

• como será feito?

• quanto vai custar?

Ao detalhar as tarefas, você terá que definir os responsáveis por cada atividade, o prazo de realização, entre outros elementos importantes. Depois é só partir para a próxima etapa.

2. Plano orçamentário

A realização de todo e qualquer planejamento tem o objetivo de evitar surpresas que possam causar prejuízos ao negócio. No caso do plano orçamentário, a ideia é fazer uma projeção de receitas e despesas, além de prever o Balanço Patrimonial.

Esse documento ainda precisa delimitar os objetivos financeiros e contar com um plano de metas, que deve ainda delimitar uma remuneração variável condizente, o estudo das estratégias usadas na precificação e as ações de mercado mais recomendadas.

Para começar a elaborar o plano orçamentário, você deve ter em mente que precisará contar com muita organização. Esse é o elemento fundamental para que o resultado seja positivo, já que é a partir das informações financeiras que se obterá a margem de lucro.

Um bom planejamento do orçamento deve ser feito por quem conhece bem as áreas do negócio e os impactos gerados. Também é preciso saber separar os custos fixos dos variáveis, porque isso será necessário depois do cálculo da receita.

Os custos fixos são aqueles que não mudam conforme as vendas ou a quantidade produzida. Por exemplo: aluguel, salários da administração, segurança e vigilância, limpeza e conservação etc. Já os custos variáveis são aqueles que se modificam conforme a quantidade de trabalho ou a produção, como é o caso de suprimentos, materiais e salários dos colaboradores.

Você precisa conhecer os seguintes pontos:

• matéria-prima;

• receita;

• comissão;

• embalagem.

Outro bloco de despesas que deve ser conhecido é relativo aos gastos operacionais, ou seja, aqueles que incidem mesmo que não sejam realizadas vendas. Alguns exemplos são:

• aluguel;

• salários;

• energia elétrica;

• água;

• telefone;

• IPTU;

• manutenção.

Você deve contar com ferramentas de gestão para fazer essa contagem. Um dos instrumentos que podem ser utilizados é a Demonstração de Resultados do Exercício (DRE), que apresenta receitas, resultados e despesas.

Outra possibilidade é o fluxo de caixa, que permite ter uma visão do caixa para os próximos 60 ou 90 dias. Assim, é possível verificar a necessidade de solicitar um empréstimo, aplicar o dinheiro que está em caixa, buscar um investidor ou reinvestir no negócio.

Vale a pena ressaltar que o plano orçamentário deve ser feito visando longo prazo. Uma prática recomendada é reservar entre 15% e 30% para reinvestir na empresa ou guardar. Isso permite expandir o negócio mais rapidamente e com mais segurança.

Mas não é preciso ter organização somente para o planejamento orçamentário. Também é necessário adotar essa prática para os documentos.

3. Organização de documentos

Os processos gerenciais só serão realmente efetivos se os documentos estiverem organizados. Toda a papelada deve ter uma organização sistemática, porque isso ajuda a reduzir o tempo de busca quando necessário. Outro benefício é possibilitar que as informações originais possam ser facilmente acessadas.

O recomendado é armazenar os documentos em local adequado e fazer o envio periódico dos arquivos para o contador. Dessa forma, o registro contábil é feito no momento adequado, o que evita problemas contábeis e evita a aplicação de multas em caso de fiscalização.

Se você quer saber como organizar os documentos da melhor maneira, veja algumas dicas que vão ajudar nesse processo:

3.1 Armazene os documentos em um local específico

A documentação deve ser guardada em um local determinado, que pode ser até mesmo uma estante simples. A ideia é evitar a pesquisa em diferentes locais, o que gera retrabalho, perda de tempo e de dinheiro.

Uma dica é usar softwares de computação em nuvem, que permitem salvar diversos arquivos com baixo custo. Quando necessário, eles podem ser acessados de qualquer lugar, basta ter acesso à internet.

3.2 Separe os documentos por grupos

Uma forma de facilitar o acesso aos documentos é separá-los de acordo com data, cliente, tema ou qualquer outra separação que você preferir. Guarde os arquivos conforme essa divisão em pastas específicas.

Por exemplo: você pode ter uma pasta somente para contratos, outra para arquivos internos, uma terceira para notas fiscais etc.

Outra ideia é usar códigos de barra ou etiquetas, que vão indicar onde o documento está armazenado. Agora, se você preferir guardar os arquivos no computador, pode fazer isso, mas é recomendado utilizar backups na nuvem para evitar a perda de dados em caso de imprevisto.

3.3 Disponibilize um colaborador para ajudar nessa tarefa

A organização de documentos é uma tarefa que não deve ser deixada em segundo plano. Você não precisa contratar uma pessoa especificamente para essa função, mas é importante ter alguém que possa despender um tempo maior para o arquivamento. Essa atitude assegura um controle maior, o que significa aumento da qualidade e diminuição de extravios.

É possível ainda contratar um serviço específico, mas isso depende da quantidade de documentos com os quais você lida diariamente.

3.4 Use a tecnologia

A tecnologia é uma grande aliada para a organização de documentos. A computação em nuvem é uma das formas mais adequadas e ágeis para oferecer praticidade e segurança para sua empresa.

Salvando os arquivos na nuvem também é possível segmentá-los por pasta e se assegurar de que não haverá perdas. Isso acontece porque os documentos são salvos em diferentes servidores da empresa responsável. Assim, caso algum imprevisto aconteça, o arquivo é automaticamente recuperado e você nem percebe que um problema ocorreu.

Com a organização dos documentos, você consegue oferecer mais qualidade nos serviços que presta, além de ter mais produtividade e, como consequência, maior lucratividade.

Esses resultados são expandidos com o controle do fluxo de caixa. Quer ver o que fazer? É só continuar acompanhando!

4. Fluxo de caixa

O fluxo de caixa registra todas as movimentações financeiras da empresa. Isso inclui despesas, receitas, contas a pagar e a receber, reembolsos, empréstimos, rendimentos, desvalorizações de investimentos etc.

Para sua eficiência, é importante que o fluxo de caixa tenha atualização constante, de preferência, diária. Isso exige muita disciplina, mas é recomendado porque é dessa forma que os registros financeiros subsidiam a tomada de decisão.

A pergunta agora é: como fazer o fluxo de caixa? Alguns passos devem ser seguidos:

4.1 Delimite um período de análise

O fluxo de caixa pode ser analisado considerando períodos por dia, semana, quinzena ou mês. O ideal é escolher um intervalo de tempo mais baixo, para que não se corra o risco de perder o controle.

4.2 Delimite uma forma identificar receitas e despesas

As receitas e as despesas devem ser diferenciadas no fluxo de caixa. A melhor forma de fazer isso é por cores. Por exemplo: verde para receitas e vermelho para despesas. Outra maneira é usar o sinal de subtração na frente do valor negativo. Você pode usar essas duas técnicas ou apenas uma delas, o que for mais fácil.

4.3 Encontre as movimentações financeiras periódicas

O próximo passo é conseguir separar as receitas e as despesas periódicas daquelas que não são. As que forem periódicas devem ser registradas nos períodos futuros do fluxo de caixa a fim de projetar pagamentos e recebimentos.

4.4 Cadastre as contas a pagar

As despesas pagas todos os meses, como contabilidade, aluguel e internet, por exemplo, devem ser registradas no fluxo de caixa. Isso também deve ser feito com os pagamentos parcelados e as taxas anuais, já que, assim, você terá um saldo atual e consolidado do caixa, além do saldo futuro provisionado, que leva em conta as contas que deverão ser pagas.

4.5 Cadastre as contas a receber

As contas a receber também deverão ser registradas no fluxo de caixa, sendo que você deve especificar os valores a serem recebidos mensalmente no caso de vendas parceladas ou comprazo para pagamento. A ideia é fazer com que o saldo futuro provisionado contemple o dinheiro que entrará no caixa nos próximos meses.

4.6 Classifique receitas e despesas

As receitas e as despesas devem ser classificadas conforme categorias que você mesmo deve criar. A ideia é gerar grupos suficientes para que a necessidade de controle financeiro seja suprida. Isso significa que poucos deixam o controle financeiro superficial, enquanto muitos o fazem muito complexo e detalhado. Ou seja, o ideal é chegar ao equilíbrio.

4.7 Agrupe as despesas em centros de custo

Os centros de custo são os locais de onde as despesas são derivadas. Agrupá-las de acordo com essa origem é uma forma de perceber qual área está gastando melhor o dinheiro e qual precisa passar por uma mudança de estratégia. Uma dica para fazer essa criação é separar de acordo com os departamentos da empresa, como Comercial, Produção, Administração, RH etc.

4.8 Agrupe as receitas em centros de lucro

Os centros de lucro são os locais que geram receitas. Eles podem ser serviços, produtos, projetos, entre outros. A finalidade é compreender o que fornece maior valor para o negócio.

4.9 Observe o fluxo de caixa por categorias e centros de lucro e custo

Essa organização que recomendamos até aqui deve ser complementada com uma ferramenta que permita visualizar o fluxo de caixa separado por categorias e centros de custo e de lucro. Isso pode ser feito por meio de softwares de controle financeiro, por exemplo.

Por fim, a gestão das finanças da sua empresa deve contar com estratégias de precificação. Entenda melhor.

5. Precificação de produtos e serviços

A determinação do preço de um produto deve considerar o custo de produção, mas principalmente o valor percebido pelos consumidores. É a relação entre custo-benefício. Ou seja, um produto não será comprado se o cliente achar que o valor é muito alto para os benefícios que ele oferece.

Em outras palavras, podemos dizer que o processo de precificação deve levar em conta os gastos de produção, os canais de distribuição e a percepção de valor. É por isso que dizemos que o preço é uma variável bastante flexível, que pode ser ajustada em curto prazo.

O preço também tem relevância estratégica, porque ajuda a trabalhar a necessidade de aumentar as vendas ou o faturamento num intervalo de tempo curto, maximizar a participação da empresa no mercado e reagir às estratégias da concorrência.

O equilíbrio deve ser um preço que proporcione lucro, mas não desestimule a compra. Para chegar a esse quesito, 4 fatores devem ser considerados:

• custo: envolve os elementos utilizados na fabricação, inclusive impostos e matéria-prima;

• concorrência: é preciso contrapor valores dos produtos da sua empresa e os da concorrência, porque pode ser necessário seguir a dinâmica estabelecida pelo mercado;

• consumidor: deve-se analisar o valor que o consumidor se dispõe a pagar. Para isso, indica-se fazer pesquisas de mercado, conhecer o perfil do público-alvo (especialmente os hábitos de consumo, demandas reais e poder aquisitivo) e analisar o cenário econômico;

• valor agregado: é o elo estabelecido entre o cliente e o produto quando este consegue atender às demandas do consumidor. A partir disso, o comprador entender que determinado valor tem preço justo ou não.

Existem duas estratégias de precificação que são mais conhecidas. Na primeira, o produto é inserido no mercado com o preço mais alto possível para depois ser reduzido de forma gradativa. Essa atitude é recomendada para a recuperação dos investimentos feitos ao conceber mercadorias inovadoras. No entanto, esse valor alto só é justificado se o mercado não contar com objetos semelhantes.

A segunda estratégia prevê que o produto é colocado no mercado com um preço mais baixo do que a média da concorrência para que depois seja elevado. A finalidade é atrair a atenção dos consumidores e atingir uma parcela maior do mercado. Depois, consegue-se fidelizar esses clientes pela qualidade da mercadoria e pelo atendimento. Esse instrumento é indicado para mercados competitivos.

Ainda existem 3 formas para fazer a precificação. São elas:

5.1 Mark-up

Os custos relativos à comercialização, produção, distribuição e divulgação são analisados e depois a margem de lucro que se quer alcançar é acrescentada. Essa é a metodologia mais segura e simples de precificar.

5.2 Preço-teto

A ideia aqui é verificar o preço mais alto que o mercado pretende pagar pelo produto. Em seguida, os ajustes são feitos para assegurar que os custos sejam menores e o lucro e a produtividade sejam maiores.

5.3 Percepção de valor

Esse método considera a percepção dos consumidores em comparação com o preço praticado. Essa análise feita pelos clientes leva em conta os prazos, descontos, serviços, entre outros elementos. Mesmo não sendo tão comum, é uma das metodologias mais interessantes, porque todos os esforços realizados para a agregação de valor são remunerados.

Com isso, termos o nosso manual completo do empreendedor sobre a gestão das finanças da empresa. Você percebeu que existem diversas etapas e que todas são bastante detalhadas. Mas seguindo as dicas que repassamos, fica muito mais fácil colocar as recomendações em prática, não é mesmo?

Então, aproveite as informações sobre a gestão financeira e melhor o seu negócio agora mesmo! Aproveite para deixar seu comentário caso tenha ficado com alguma dúvida ou tenha uma sugestão!